home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / lan / mhsgate.zip / MHSGATE.TXT
Text File  |  1992-08-28  |  21KB  |  440 lines
  1.  
  2.                         E-Mail Gateways:
  3.            Connecting LAN-Based Messaging to the World
  4.                         by Brett Warthen
  5.  
  6.    With all of the complex terminology and standards in the
  7.    current electronic mail market, it's easy to become confused
  8.    about selecting an e-mail system.  The fact of the matter is
  9.    that e-mail has become a big business, and major software
  10.    companies like Novell, Lotus and Microsoft are all trying to
  11.    stake a claim on portions of the market.
  12.  
  13.    As IBM once proved when they dominated the mainframe computer
  14.    market, the marketing technique of FUD (fear, uncertainty and
  15.    doubt) can be incredibly effective when the target market has
  16.    a limited understanding of an environment.  In this article,
  17.    we'll try to clear up the FUD, by explaining the terminology
  18.    and discussing many solutions that are available today for
  19.    connecting LAN-based messaging to other e-mail systems.
  20.  
  21.  
  22. LAN-Based Messaging:  Defining the Players
  23.  
  24.    LAN-based e-mail is divided into at least 3 major camps:
  25.    Novell, Lotus, Microsoft.
  26.  
  27.    Novell is unique, in that they are not providing an e-mail
  28.    front-end as part of their solution.  Instead, they are
  29.    concentrating on back-end e-mail transport engines that are
  30.    supported by a growing number of "front-end" e-mail vendors.
  31.  
  32.    When discussing LAN e-mail, we often use terms like "front-
  33.    end" and "back-end".  The "front-end" or "user agent" is the
  34.    application that allows you to compose, read and reply to
  35.    messages.  The "back-end" or "mail transport engine" is the
  36.    application that provides mail delivery services and transport
  37.    services between systems.  Essentially the user agent submits
  38.    messages to the transport engine with requests for delivery,
  39.    and the transport engine delivers any incoming messages to the
  40.    user agent.
  41.  
  42.    Novell's mail transport strategy is two-tiered.  The basic
  43.    product, NetWare MHS (short for Message Handling Service) is a
  44.    DOS-based messaging store and forward engine, originally
  45.    developed by Action Technologies as a transport service for
  46.    their Coordinator electronic mail product.
  47.  
  48.    MHS and its Standard Message Format (SMF) API specification
  49.    are currently supported with over 150 commercially available
  50.    products.  Through the SMF interface, numerous e-mail
  51.    applications can easily exchange mail, including Infinite
  52.    Technologies' ExpressIT!, NoteWork Corporation's The NoteWork,
  53.    Da Vinci Systems' eMail, BeyondMail from Beyond, Inc., and
  54.    more.
  55.  
  56.    NetWare Global Messaging (NGM) is an NLM-based (NetWare
  57.    Loadable Module/sever-based) messaging store and forward
  58.    engine that Novell is in the process of introducing.  NGM will
  59.    be backward compatible with MHS 1.5, and Novell plans to offer
  60.    add-on connectivity modules for other environments including
  61.    SMTP, X.400 and SNADS.  However, there are third party
  62.    gateways available for MHS today that provide connectivity to
  63.    these environments.  If you require this additional
  64.    connectivity now, it may be prudent to explore the current
  65.    market alternatives.
  66.  
  67.    Lotus and Microsoft are both essentially user agent vendors,
  68.    selling electronic mail products, also based on technologies
  69.    acquired from other companies.
  70.  
  71.    However, Lotus cc:Mail and Microsoft Mail both provide their
  72.    own message transport services together with the user agent
  73.    portion.  These transport services typically lack the range of
  74.    third party support that exists for the Novell MHS
  75.    environment.  To a large extent, these environments are less
  76.    open for third party enhancements.
  77.  
  78.    Ironically, if you want to connect a Lotus cc:Mail e-mail
  79.    system to a Microsoft Mail e-mail system, Novell's MHS is the
  80.    most convenient common ground, as both products provide
  81.    gateways that connect with Novell's MHS.
  82.  
  83.    Similarly, WordPerfect Office (WPO) from WordPerfect
  84.    Corporation uses its own proprietary transport mechanism.  A
  85.    growing number of WPO users are using the WPO to MHS gateway
  86.    option and MHS as a transport mechanism between sites, as it
  87.    is more widely supported.
  88.  
  89.    Recent studies by the Electronic Mail Association estimate
  90.    that 60% of LAN-based electronic mailboxes are serviced by
  91.    Novell's MHS as the primary transport service, clearly
  92.    supporting the position that MHS has become the de facto
  93.    standard for LAN-based messaging.  Contrary to a common
  94.    misconception, MHS is available for both Novell and other DOS-
  95.    compatible networks.
  96.  
  97.    Access outside of the LAN environment is most often
  98.    accomplished through third party MHS gateways to X.400, SMTP
  99.    and various public mail services like CompuServe and MCIMail.
  100.    Vendors like Microsoft, Lotus and WordPerfect also provide
  101.    their own suite of gateways specific to their products.
  102.  
  103.  
  104. LAN-Based Messaging:  The Battleground
  105.  
  106.    The current battleground in the LAN-based messaging
  107.    environment is over the APIs (Application Program Interfaces)
  108.    that are used for communications between e-mail front-ends and
  109.    their back-end engines.
  110.  
  111.    Novell's NetWare MHS and NetWare Global Messaging define an
  112.    interface called the Standard Message Format (SMF), which is
  113.    how an application interfaces to the Novell Messaging Engines.
  114.  
  115.    Novell publishes a "NetWare SMF Solutions Guide" that lists
  116.    third party products supporting SMF.  Instructions on
  117.    acquiring this guide are included at the close of this
  118.    article.
  119.  
  120.    The SMF specification is often times criticized by developers
  121.    because it provides only a directory and file based interface
  122.    for message submission and receipt.  In other words, message
  123.    files are created following the SMF format, in specific
  124.    directories.
  125.  
  126.    Three different versions of the SMF interface are currently in
  127.    existence:
  128.  
  129.    SMF-64 (MHS 1.1 native interface, circa 1988) is limited to 8
  130.    character user and workgroup names, one file attachment per
  131.    message, and one recipient per message.
  132.  
  133.    SMF-70 (MHS 1.5 native interface, circa 1991) supports up to
  134.    64 file attachments per message, and up to 64 recipients in a
  135.    single transmission instance of a message.
  136.  
  137.    SMF-71 (NetWare Global Messaging and MHS 2.0, circa 1992)
  138.    breaks the 8 character user and workgroup name limitations and
  139.    lifts the limitation of 64 recipients in a single message.
  140.    (NOTE:  At the time of this writing, MHS 2.0 is not yet
  141.    shipping, and MHS 1.5 is still the current version of the DOS-
  142.    based engine.)
  143.  
  144.    Lotus and Microsoft have announced competing procedural APIs
  145.    for access to their message transport services.  Procedural
  146.    APIs define function calls (DLLs in the Windows and OS/2
  147.    environments, linkable libraries in the DOS environment) that
  148.    applications can call from higher level languages for
  149.    messaging related functions.
  150.  
  151.    Both the Lotus and Microsoft specifications are intended to
  152.    allow front-ends to access a variety of different message
  153.    transport engines.  This would have the largest effect on non-
  154.    messaging applications that could include messaging as another
  155.    function within the application.
  156.  
  157.    The Lotus specification, called VIM (Vendor Independent
  158.    Messaging, also sometimes jokingly known as Vendors Ignoring
  159.    Microsoft) was endorsed by Novell, Borland and Apple, with
  160.    limited endorsement from IBM.  VIM grew out of the OMI (Open
  161.    Messaging Interface) introduced, but never delivered, by Lotus
  162.    in 1991.  VIM libraries are planned for the DOS, Windows and
  163.    OS/2 environments.
  164.  
  165.    The Microsoft specification, called MAPI (Messaging
  166.    Applications Programming Interface) is a Windows-centric API
  167.    that will be included with future versions of the Windows
  168.    product.  The idea is to provide messaging services to Windows
  169.    applications, independent of the messaging transport service
  170.    installed.
  171.  
  172.    At this stage, both VIM and MAPI are specifications waiting
  173.    for libraries to enable application developers to begin
  174.    sending messages through these APIs.  Novell has also pledged
  175.    that both the VIM and MAPI specifications will be supported by
  176.    Novell messaging engines.
  177.  
  178.    Mail enabled applications are an extremely exciting idea, and
  179.    with the macro language flexibility of popular Windows
  180.    applications like WordPerfect for Windows, Ami Pro, Microsoft
  181.    Word for Windows, Microsoft Excel, and more, why should we
  182.    have to wait for VIM or MAPI?
  183.  
  184.    Indeed, creating a message in the SMF format may be difficult
  185.    from within a Windows macro, but several of the vendors of
  186.    MHS/SMF-based e-mail front-ends provide messaging services
  187.    that can be called via macros in Windows applications.  So, if
  188.    you're in one of these applications, you can easily invoke a
  189.    macro through a menu option or button bar to send the current
  190.    document, or the selected text.
  191.  
  192.    Da Vinci Systems' eMail for Windows defines a set of DDE
  193.    (Dynamic Data Exchange) functions that other applications can
  194.    invoke to send messages via MHS.
  195.  
  196.    Finansa's WinMail and Infinite Technologies' ExpressIT! for
  197.    Windows include DLLs (Dynamic Link Libraries) that can be
  198.    called by any application or macro language for sending a
  199.    message via MHS, without the limitations of an active DDE
  200.    link.  The Infinite DLL is also available as a separate
  201.    product, SendIT! for Windows.
  202.  
  203.    In the DOS environment, free utilities like SendIT! from
  204.    Infinite Technologies make it easy to submit messages in the
  205.    SMF format.
  206.  
  207.  
  208. Novell MHS and Third Party Gateways
  209.  
  210.    MHS provides e-mail transport services between LANs and remote
  211.    systems over asynchronous dial-up links, bridged LANs
  212.    (internetwork connections in MHS terminology), and via public
  213.    hub services like Novell's NHUB service and the CompuServe/MHS
  214.    hub option.
  215.  
  216.    Novell NHUB is a public hub service provided free of charge by
  217.    Novell (408-473-8989).  MHS hubs can connect to each other
  218.    through NHUB, using NHUB as an intermediary hop.  MHS hubs
  219.    must dial the NHUB phone number in San Jose, California in
  220.    order to send or receive mail through this service.
  221.    Presently, there are between 750 and 1000 MHS hubs that are
  222.    registered for this service.
  223.  
  224.    The CompuServe/MHS hub is a surcharged public hub service
  225.    provided by CompuServe, Inc (614-457-MAIL).  Thanks to
  226.    CompuServe's extensive data network, CompuServe provides local
  227.    phone numbers for dial-up access in most areas of the United
  228.    States, as well as a growing number of international access
  229.    points.  Additionally, the CompuServe/MHS hub service provides
  230.    access to CompuServe Mail accounts, internet addresses, AT&T
  231.    Mail and AT&T Easylink, as well as FAX services.
  232.  
  233.    The MHS product also defines a gateway interface to allow
  234.    third party gateway products to provide delivery services to
  235.    other environments.  When MHS receives a message that is
  236.    addressed to an installed gateway process, MHS will load the
  237.    defined gateway process to perform e-mail delivery.
  238.  
  239.    When connecting your LAN-based messaging system to the outside
  240.    world with gateways, it's important to evaluate all
  241.    alternatives, as there are usually several different ways to
  242.    get from here to there.
  243.  
  244.    For example, if you want to connect your LAN to the Internet,
  245.    you could choose an SMTP or UUCP gateway, or you could use a
  246.    commercial service like the CompuServe/MHS hub.
  247.  
  248.    Third party gateway products exist to provide connectivity to
  249.    the following environments (to name but a few):
  250.  
  251.       SMTP - An SMTP gateway requires a dedicated active link to
  252.       the internet, which is generally an option only for
  253.       universities, federal government agencies and defense
  254.       contractors.  SMTP gateway services are provided by
  255.       Computer Mail Services' S-Bridge (313-352-6700) product,
  256.       and a shareware product named XGATE (download XGATE.ZIP
  257.       from PCVENF Library 13 on CompuServe or use the keyword
  258.       XGATE with Library @ Infinite).
  259.  
  260.       UUCP - A UUCP gateway connects MHS to a Unix host using
  261.       UUCP over dial-up or dedicated asynchronous lines.  Using a
  262.       popular shareware gateway named UGATE (download UGATE.ZIP
  263.       from PCVENF Library 13 on CompuServe or use the keyword
  264.       UGATE with Library @ Infinite) to dial into the UUNET
  265.       service is an inexpensive way to gain connectivity with the
  266.       internet.  NoteWork Corporation (617-734-4317) also
  267.       connects the MHS and UUCP environments with The NoteWork
  268.       MHS/UUCP Gateway.
  269.  
  270.       Internet - SMTP and UUCP gateways can be used to gain
  271.       connectivity with the internet.   Additionally, the
  272.       CompuServe/MHS hub service provides connectivity to most
  273.       internet addresses, and is a viable option for low volume
  274.       mail exchange with internet addresses.
  275.  
  276.       X.400 - X.400 is the accepted international standard for e-
  277.       mail connectivity between computer systems, and can be
  278.       effective when many different types of computer messaging
  279.       systems must be interconnected.  X.400 gateway services are
  280.       provided by Retix (213-399-2200), Touch Communications
  281.       (408-374-2500) and Frontier Technologies Corporation (414-
  282.       241-4555).  With NetWare Global Messaging, Novell will also
  283.       soon be providing an optional X.400 connectivity module.
  284.  
  285.       However, costs for X.400 gateways, which range between $10
  286.       to $20 thousand and up, are not within the budgets of most
  287.       LAN systems.  This cost becomes even more expensive when
  288.       you consider that X.400 is generally not a standard feature
  289.       on other computer systems, and must be purchased as an
  290.       additional cost option.  For the majority of situations
  291.       today, direct gateway solutions between environments are
  292.       more cost effective and less complicated to install and
  293.       maintain.
  294.  
  295.       IBM SNADS, PROFS, Office Vision - IBM Mainframe
  296.       connectivity is available from Novell with their Messaging
  297.       Connect product, as well as gateway services from
  298.       SoftSwitch.
  299.  
  300.       AS/400 - Blue Rainbow Software (206-357-8971) provides a
  301.       gateway between MHS and Office Vision/400 on an IBM AS/400
  302.       midrange computer.
  303.  
  304.       VAXMail, DEC All-in-One - Connectivity to DEC VAX based e-
  305.       mail systems is available through products from Joiner
  306.       Associates (608-238-4454) and Xitel (215-647-2866).
  307.  
  308.       Wang Office - Lightspeed Mail Gateway from MacSoft (805-
  309.       324-4291) provides e-mail exchange between MHS and Wang
  310.       Office.
  311.  
  312.       MCIMail - For MCIMail connectivity, M-Bridge from Computer
  313.       Mail Services (313-352-6700) is available.
  314.  
  315.       AT&T Mail - NoteWork Corporation (617-734-4317) offers an
  316.       MHS to AT&T Mail gateway, A-GATE for MHS, while similar
  317.       connectivity is offered through the CompuServe/MHS hub
  318.       service.
  319.  
  320.       FidoNet - For connecting FidoNet based bulletin boards with
  321.       MHS, there is a shareware product named FidoGate (download
  322.       FIDOGT.ZIP from PCVENF Library 13 on CompuServe or use the
  323.       keyword FIDOGATE with Library @ Infinite).
  324.  
  325.    Thanks to Novell's relatively open specifications for defining
  326.    gateway processes, there are also quite a few third party MHS
  327.    gateway products that provide non-traditional extensions to e-
  328.    mail capabilities.
  329.  
  330.       Message Forwarding agents allow messages sent to one
  331.       address to be forwarded or copied to another address
  332.       without requiring user intervention, which is useful for
  333.       traveling users or users who must temporarily receive their
  334.       e-mail at another location.  (ForwardIT! from Infinite
  335.       Technologies 410-363-1097, Da Vinci Assistant from Da Vinci
  336.       Systems 919-881-4320)
  337.  
  338.       Alpha Numeric Paging gateways, such as PageIT! from
  339.       Infinite Technologies (410-363-1097), provide the ability
  340.       for messages to be sent via electronic mail to alpha
  341.       numeric (full text) pagers.  Salesmen and service
  342.       technicians can receive their e-mail easily while out of
  343.       the office, and receive additional information on phone
  344.       calls and service calls.
  345.  
  346.       Remote File Retrieval utilities, like MHS Librarian from
  347.       Infinite Technologies (410-363-1097), allow users to
  348.       request files and other data through e-mail requests,
  349.       providing bulletin board type capabilities on top of store
  350.       and forward e-mail systems.
  351.  
  352.       Discussion Lists are another name for the type of service
  353.       provided by the popular List Servers on the internet.
  354.       Essentially, users are allowed to subscribe to a list,
  355.       generally by an e-mail request for subscription, and any
  356.       messages sent to the list address are automatically
  357.       rebroadcast to the list of subscribers.  In the MHS world,
  358.       popular discussion lists include LIBRARY @ NOVELL (send a
  359.       request with GUIDE for more information) and LIBRARY @
  360.       INFINITE (send a request with INDEX for more information,
  361.       or SUBSCRIBE to subscribe).  Both of these lists are
  362.       available through the CSERVE and NHUB public hubs (LIBRARY
  363.       @ NOVELL requires that your host be defined to NHUB).
  364.  
  365.       The LIBRARY @ INFINITE service was built using the MHS
  366.       Librarian product from Infinite Technologies (410-363-
  367.       1097).
  368.  
  369.       The LIBRARY @ NOVELL service is a customized application
  370.       built using the rules and message filtering capabilities of
  371.       BeyondMail (617-621-0095) in conjunction with the
  372.       Distributor product from WorkFrame, Inc. (617-491-4678)
  373.  
  374.       Voice Mail links to e-mail systems are provided by a number
  375.       of innovative products from VoxLink (615-297-4271).  E-mail
  376.       messages can be converted to voice mail messages, and voice
  377.       mail messages can even be sent via e-mail and played over a
  378.       PC speaker.
  379.       Print Job transmission between sites is provided by a
  380.       unique application called MhsQ! by Infinite Technologies
  381.       (410-363-1097).  Essentially, e-mail jobs sent to a NetWare
  382.       print queue on one system can be automatically compressed
  383.       and transmitted via MHS to another site where they are
  384.       printed.  Admittedly a unique application, MhsQ!
  385.       illustrates some of the open-ended possibilities for
  386.       extending MHS with gateway processes.
  387.  
  388.       FAX gateways are provided by quite a few vendors.  At a
  389.       minimum, these products provide the ability for users to
  390.       submit out-bound FAX requests through MHS e-mail.  More
  391.       advanced systems also support the ability to route in-bound
  392.       FAXes to MHS mailboxes for viewing.  Two of the most
  393.       popular products in this market are the Optus FacSys (908-
  394.       271-9568) and Castelle FaxPress (408-496-0474).
  395.  
  396.    MHS gateway possibilities don't stop with these.  For more
  397.    information on developing your own custom MHS gateways, Novell
  398.    publishes the "NetWare SMF Programmer's Reference".
  399.    Additionally, a utility called RunIT!, that ships with the
  400.    Infinite Technologies' MHS Scheduler product also allows you
  401.    to easily create your own batch files that run as MHS
  402.    gateways, allowing tape backups or other automated tasks to
  403.    run on the MHS server.
  404.  
  405.  
  406. What to Choose?
  407.  
  408.    By this stage, it should be apparent that I am a strong
  409.    believer in the Novell Messaging environment, and the
  410.    complimentary third party products and utilities developed for
  411.    this environment.
  412.  
  413.    It is no secret that my company has made a significant
  414.    investment in producing products for this environment.
  415.    However, we chose MHS because of its openness, widespread
  416.    third party support, and the overall flexibility of the MHS
  417.    environment.
  418.  
  419.    First and foremost, I am an e-mail user requiring wide area
  420.    connectivity to allow my business to communicate with
  421.    distributors, resellers, end-users and other industry
  422.    contacts.  I chose the MHS platform for my business, because
  423.    thanks to third party gateway support, it was the only
  424.    solution that could adequately fit these needs.
  425.  
  426.  
  427.  ==================================================================
  428.  
  429.    Brett Warthen is President of Infinite Technologies in Owings
  430.    Mills, Maryland, a software development company specializing
  431.    in electronic mail and add-on utilities for e-mail systems.
  432.    Brett is also a volunteer sysop on the Novell NetWire family
  433.    of forums on CompuServe.  You can reach Brett via e-mail at
  434.    the following addresses:
  435.  
  436.             MHS:  Brett @ Infinite (via CSERVE or NHUB)
  437.      CompuServe:  >MHS:Brett@Infinite
  438.        Internet:  Brett@Infinite.mhs.compuserve.com
  439.             FAX:  +1-410-363-3779
  440.